Azets Expense -sovelluksen käyttö
Azets Expense on helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen sovellus matkalaskujen ja kulujen hallintaan. Kansainvälisellä Azets Expense -ratkaisulla voit rekisteröidä kulut joko verkkoselaimessasi tai mobiilisovelluksen kautta. Näet myös selkeän yleiskuvan kaikista raporteistasi, viesteistäsi ja henkilökohtaisista asetuksistasi.
Tilin luominen
Kun sinut lisätään Azets Expense -sovelluksen käyttäjäksi, saat sähköpostin, jossa on linkki käyttäjätilisi aktivoimiseksi.
Azets Expense toimii kuten kaikki pilvipohjaiset järjestelmät, ja siihen pääsee kirjautumaan verkkosivuilta tai mobiilisovelluksen kautta.
Klikkaa sähköpostista Kirjaudu sisään.
1. Selaimesi avaa Azets Expense -sovelluksen, jossa täytät tarvittavat kentät kirjautuaksesi sisään.
2. Azets Expense luo nyt tilisi ja kirjaa sinut sisään. Saat sähköpostin, joka sisältää linkin Azets Expense -sovelluksen lataamiseen mobiililaitteellesi.
Alta löydät apua Azets Expense -sovelluksen käyttöön sovelluksessa ja selaimessa.
2. Azets Expense luo nyt tilisi ja kirjaa sinut sisään. Saat sähköpostin, joka sisältää linkin Azets Expense -sovelluksen lataamiseen mobiililaitteellesi.
Alta löydät apua Azets Expense -sovelluksen käyttöön sovelluksessa ja selaimessa.
Azets Expense FI
Lataa sovellus
Azets Expense FI (Suomen lippu) -sovelluksen voi ladata App Storesta tai Google Playsta. Kun sovellus on asennettu, voit kirjautua sisään käyttämällä käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Kun avaat sovelluksen, näet yleiskuvan odottavista raporteista ja kuluista. Voit helposti tarkastella ja hallita raportteja siirtymällä kuluraporttien osioon.
Kulujen hallinnan lisäksi sovellus ilmoittaa tärkeistä tapahtumista ja tehtävistä. Näin varmistat, että olet aina tietoinen tarvittavista toimenpiteistä. Asetuksissa voit mukauttaa tilin mieltymystesi mukaan.
Sovelluksen pääominaisuudet
Kun avaat sovelluksen, näet hallintapaneelin, joka sisältää yleiskatsauksen keskeneräisistä raporteista ja kuluista. Voit helposti tarkastella ja hallita raportteja siirtymällä kuluraporttien osioon.
Kuluraporttien alta voit tarkastella sekä lähetettyjä että lähettämättömiä raportteja.
Luo uusi kulu tai raportti napsauttamalla plus-merkkiä alavalikossa.
Viestit-osiosta löydät tehtävälistasi ja käyttäjätilisi viestit.
Kolmen pisteen alta löydät Henkilökohtaiset asetukset, jonka valitsemalla voit mukauttaa Azets Expense -tiliäsi. Täällä voit tehdä muutoksia, kuten:
- Vaihtaa kieltä
- Vaihtaa päivämäärämuotoa
- Vaihtaa salasanan
- Vaihtaa sähköpostiosoitetta
- Vaihtaa profiilikuvan
- Ottaa käyttöön automaattisen kuitin analysoinnin
- Ottaa automaattinen ALV-laskenta käyttöön/pois käytöstä
- Hallinnoida kameranäkymän asetuksia
- Lisätä uusia sähköpostiosoitteita
- Lisätä henkilökohtaisen pankkitilinumeron maksua varten.
Yhteys ja tapahtumien kerääminen, jos organisaatio on ottanut sen käyttöön.
Ota yhteyttä asiakastukeen kysymyksissä, joihin et löydä vastausta käyttöohjeesta: expense.tuki@azets.com
Tietoa kuittien lähettämisestä Azets Expense -tilille. Katso video.
Kirjaudu ulos tililtäsi.
Azets Expense selaimessa
Kulujen hallinta verkossa
Jos haluat käyttää tietokonetta, voit hallita kuluja selaimessa. Mene Azets Expense -sivustolle selaimella. Täältä löydät hallintapaneelin, joka näyttää sinulle yleiskuvan kuluistasi ja raporteistasi sekä antaa mahdollisuuden hallita niitä.
Kirjaudu sisään yksityistilassa. Jos sinulla on järjestelmänvalvojan, kumppanin tai edustajan valtuudet, voit vaihtaa näiden eri näkymien välillä napsauttamalla ikkunan yläosassa olevaa Yksityistila-painiketta, jolloin eri näkymät tulevat näkyviin pudotusvalikossa.
Vasemmalla oleva valikko (profiilikuvasi alla) on aina näkyvissä yksityistilassa. Täältä voit navigoida tilisi eri toimintojen välillä. Lisätietoja näistä toiminnoista löydät alta.
Ensimmäinen asia, jonka näet kirjautuessasi sisään, on hallintapaneeli. Täällä voit vaihtaa organisaatiota napsauttamalla nykyisen organisaation nimeä.
Napsauttamalla plus-symbolia oikealla voit lisätä uuden kulun tai kuluraportin.
Hallintapaneelissa voit myös tarkastella ja hallita lähettämättömiä raporttejasi, lähettämättömiä kuluja ja tehtävälistaa.
Seuraava toiminto vasemmanpuoleisessa valikossa on Uusi kulu. Täällä voit luoda uuden kulun valitsemalla, mitä organisaatiota haluat käyttää, tai siirtyä seuraavaan vaiheeseen, jos olet rekisteröitynyt vain yhteen organisaatioon. Voit myös valita, minkä tyyppisen kulun haluat lisätä.
Kuluraporttisi löydät tämän valikon alta. Lähettämättömät raportit näyttää raportit, joita et ole vielä lähettänyt työnantajallesi. Lähetetyt raportit näyttää raportit, jotka olet lähettänyt hyväksyttäväksi. Jos napsautat lähetettyä raporttia ja vierität sivua alas, voit tarkastella raportin historiatietoa. Raportin historiasta voit esimerkiksi nähdä, onko raportti hyväksytty vai ei. Jos se on hyväksytty, näet, kuka sen on hyväksynyt. Maksetut raportit näyttää raportit, joiden sisältämät kulut organisaatiosi on maksanut. Näet tämän vain, jos organisaatiosi on aktivoinut tämän ominaisuuden.
Tämä on tehtävälistasi. Kun sinulla on uusi tehtävä, sen vieressä valikossa näkyy punainen symboli. Jos hyväksyt muiden käyttäjien kuluraportteja, hyväksyntää odottavat raportit näkyvät tehtävälistassasi. Kun olet käsitellyt raportin, se siirretään kohtaan Valmis. Jos olet lähettänyt kuitin sähköpostitse Azets Expenseen ja olet rekisteröitynyt useisiin organisaatioihin, löydät kuitin tehtävälistastasi ja voit liittää sen oikeaan organisaatioon sieltä.
Jos organisaatiosi on aktivoinut Omat ostot, voit yhdistää ne täällä, ja tänne kerätään myös tapahtumat yhdistämisen jälkeen.
Täällä näet järjestelmästä lähetetyt viestit. Saatat esimerkiksi saada ilmoituksia, jos kuluraporttisi hyväksytään tai hylätään.
Asetuksissa voit mukauttaa Azets Expense -kokemustasi:
- Vaihda kieli
- Vaihda päivämäärän muoto
- Vaihda salasana
- Vaihda sähköpostiosoite
- Vaihda profiilikuva
- Ota käyttöön automaattinen kuittianalyysi
- Ota automaattinen ALV-laskenta käyttöön/pois käytöstä
- Kameranäkymän asetukset
- Lisää uusia sähköpostiosoitteita
- Lisää henkilökohtainen pankkitili maksujen vastaanottamista varten
Täällä voit ottaa käyttöön lisäpalveluita käyttäjätilillesi, jos organisaatiosi on aktivoinut ne.
Tietoa kuittien lähettämisestä Azets Expense -tilillesi.
Ota yhteyttä asiakastukeen kysymyksissä, joihin käyttöohje ei vastaa.
Kirjaudu ulos tililtäsi.
Kulun lisääminen
Jotta voit lähettää kulun organisaatiollesi maksettavaksi, lisää se kuluraporttiin ja lähetä raportti.
Katso alla oleva ohje.
- Napauta plus-painiketta näytön alareunassa.
- Valitse Uusi kulu. Tämä toiminto tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja organisaatiosi asetuksista riippuen.
- Ota kuva kuitista (kameratoiminto avautuu automaattisesti).Täytä tarvittavat kentät ja varmista, että kategoria, ostopäivä, summa, ALV ja valuutta ovat oikein (nämä täytetään automaattisesti kuitin skannauksen jälkeen). Huomaa, että näkyvät kentät voivat vaihdella organisaatiosi asetusten mukaan.
- Tallenna, ja olet valmis.
- Klikkaa plus-painiketta oikeassa yläkulmassa.
- Valitse Uusi kulu. Näet erilaisia vaihtoehtoja organisaatiosi asetuksista riippuen.
- Liitä kuitti vetämällä ja pudottamalla tai valitsemalla se omista tiedostoistasi.
- Täytä tarvittavat kentät ja varmista, että kategoria, ostopäivä, summa, ALV ja valuutta ovat oikein (nämä täytetään automaattisesti kuitin skannauksen jälkeen). Huomaa, että näkyvät kentät voivat vaihdella organisaatiosi asetusten mukaan.
- Tallenna, ja olet valmis.
Edustuskulun kirjaaminen
Edustuskulu on oma kulutyyppi. Erona on, että kategoria on määritelty edustukseksi (tämän asettaa ylläpitäjä), ja lisätietokenttä, josta löytyvät Tyyppi ja Liitä vieraslista, tulee näkyviin.
Mikä on erityistä edustuskuluissa ja kuinka lisäät sellaisen? Katso ohjeet täältä:
Ota ensin kuva kuitista, ja varmista, että kuitin tiedot ovat oikein kulussa. Tämän jälkeen sinun tulee tehdä kolme asiaa:
- Varmista, että kategoria on edustus. Helpoin tapa tarkistaa tämä on katsoa kategorian nimeä tai nähdä, onko lisätietokenttä näkyvissä (katso seuraava kohta). Kun valokuvaat kuitin, Azets Expense tulkitsee sen automaattisesti ja määrittää sen edustuskategoriaan, kuten näytöllä näkyy. Huomaa, että kategorian nimi voi vaihdella organisaatiosi mukaan. Jos kategoria on väärä, napsauta sitä ja valitse oikea kategoria luettelosta.
- Täytä edustuskululle osallistuneiden nimet. Voit lisätä osallistujat yksi kerrallaan suoraan kulun lisätietokentässä, tai jos haluat liittää vieraslistan, napsauta Liitä vieraslista -painiketta. Muista ilmoittaa osallistuneiden vieraiden määrä ja ladata vieraslista Liitteet-osioon ennen kulun lähettämistä. Valitse myös viihteen tyyppi kohdassa Tyyppi. Huomaa, että organisaatiosi asetuksista riippuen Tyyppi ei välttämättä ole käytettävissä, ja muita pakollisia kenttiä voi olla näkyvissä.
- Tallenna edustuskulu napauttamalla Tallenna-kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
Liitä ensin kuitti, ja varmista, että kuitin tiedot ovat oikein. Tämän jälkeen sinun tulee tehdä kolme asiaa:
- Varmista, että kategoria on edustus. Helpoin tapa tietää tämä on yleensä katsoa kategorian nimeä tai tarkistaa, onko lisätietokenttä näkyvissä (katso seuraava kohta). Kun valokuvaat kuitin, Azets Expense tulkitsee kuitin automaattisesti ja määrittää sen edustuskategoriaan, kuten näytöllä näkyy. Huomaa, että kategorian nimi voi vaihdella organisaatiosi mukaan. Jos kategoria on väärä, napsauta kategoriaa ja valitse oikea luettelosta.
- Edustuskululla osallistuneiden nimet ovat pakollinen tieto. Voit lisätä osallistujat yksi kerrallaan suoraan kulun lisätietokenttään tai liittää mukaan vieraslistan. Tämän jälkeen valitse Liitä vieraslista -painike. Muista ilmoittaa osallistuneiden vieraiden määrä ja ladata vieraslista Lisää liitteitä -osioon ennen kulun lähettämistä. Valitse myös viihteen tyyppi kohdassa Tyyppi. Huomaa, että organisaatiosi asetuksista riippuen Tyyppi ei välttämättä ole käytettävissä, ja muita pakollisia kenttiä voi olla näkyvissä.
- Tallenna edustuskulu napsauttamalla Tallenna-painiketta alareunassa.
Kilometrikorvausten lisääminen
Rekisteröidäksesi kilometrit, paina plus-painiketta ja valitse Uusi kilometrimäärä. Kun olet valmis, lisää kilometrimäärä kuluraporttiin ja lähetä se tarkistettavaksi.
- Napauta alareunassa olevaa plus-painiketta.
- Valitse Uusi kilometrimäärä.
- Täytä tarvittavat kentät. Organisaatiosi asetuksista ja maasta riippuen käytettävissä olevat kentät voivat vaihdella. Syöttämällä lähtöosoitteen (Lähtö) ja määränpääosoitteen (Määränpää) saat näkyviin kartan, joka näyttää nopeimman reitin ja kilometrimäärän (tai mailit, jos ne ovat käytössä). Valitse Edestakainen matka, jos palasit samaa reittiä takaisin.
- Paina oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-kuvaketta, ja olet valmis
- Paina plus-painiketta.
- Valitse Uusi kilometrimäärä.
- Täytä tarvittavat kentät. Organisaatiosi asetuksista ja maasta riippuen käytettävissä olevat kentät voivat vaihdella. Syöttämällä lähtöosoitteen (Lähtö) ja määränpääosoitteen (Määränpää) saat näkyviin kartan, joka näyttää nopeimman reitin ja kilometrimäärän (tai mailit, jos ne ovat käytössä). Valitse Edestakainen matka, jos palasit samaa reittiä takaisin.
- Tallenna, ja olet valmis
Päivärahakorvausten lisääminen
- Klikkaa Uusi kulu ja valitse Uusi päiväraha.
- Klikkaa joko Päiväraha ulkomailla tai Päiväraha kotimaassa.
Päiväraha kotimaassa
- Täytä matkan päivämäärät ja ajat.
- Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa olevaa valintaruutua tallentaaksesi päivärahan.
Päiväraha ulkomailla
- Täytä matkan päivämäärät ja ajat.
- Lisää myös kohde.
- Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa olevaa valintaruutua tallentaaksesi päivärahan.
- Klikkaa Uusi kulu ja valitse Uusi päiväraha.
- Klikkaa vaihtoehtoa Päiväraha ulkomailla tai Päiväraha kotimaassa.
Päiväraha kotimaassa
- Täytä matkan päivämäärät ja ajat.
- Klikkaa Tallenna, kun olet valmis.
Päiväraha ulkomailla
- Täytä matkan päivämäärät ja ajat.
- Lisää myös kohde.
- Klikkaa Tallenna, kun olet valmis
Kuinka lähetän kuluni?
Kun olet lisännyt yhden tai useamman kulun ja haluat lähettää ne hyväksyttäviksi, sinun on luotava kuluraportti, jos et tehnyt sitä jo kulujen lisäämisen yhteydessä. Voit sisällyttää yhteen raporttiin niin monta kulua, kilometrikorvausta tai päivärahaa kuin haluat. Kun raportti on valmis lähetettäväksi, voit lisätä kommentin ja esikatsella raportin. Kun kuluraportti on lähetetty, se menee hyväksyttäväksi.
Voit luoda ja lähettää kuluraportin sekä mobiilisovelluksessa että selaimessa. Katso alla oleva vaiheittainen ohje.
- Napauta plus-painiketta alareunassa.
- Klikkaa Luo kuluraportti.
- Anna kuluraportille nimi kohtaan Tarkoitus/Kuvaus. Halutessasi voit lisätä kommentin kommenttikenttään.
- Valitse kulut, jotka haluat lisätä raporttiin. Voit joko lisätä kulut yksitellen valitsemalla ne tai valita Lisää kaikki.
- Halutessasi voit esikatsella raportin napsauttamalla Esikatselu, muuten napsauta Lähetä raportti ja olet valmis.
- Klikkaa plus-painiketta oikealla.
- Klikkaa ponnahdusikkunassa Luo kuluraportti.
Anna kuluraportille nimi kohtaan Kuvaus. Halutessasi voit lisätä kommentin kommenttikenttään. - Valitse kulut, jotka haluat lisätä raporttiin. Voit joko lisätä kulut yksitellen valitsemalla ne tai valita Lisää kaikki.
- Halutessasi voit esikatsella raportin napsauttamalla Esikatselu, muuten napsauta Lähetä ja olet valmis.